パレートの法則で効率的な時間管理を行って成果を最大化する方法

時間管理マトリクスの使い方

みなさん、こんにちは 中山です。
今日はパレートの法則について説明をしていきたいと思います。

パレートの法則は、少ない労力で利益を最大化するためには欠かすことができないお話です。

私が常日頃から言っているような時間と経済を両立するビジネスモデルを作る上で、このパレートの法則は一番根底になる法則と言っても過言ではありません。
それくらい超重要なお話です。

ビジネスの世界ではパレートの法則というのは非常に有名ですので、聞かれた事がある方もたくさんいらっしゃるかと思います。

パレートの法則を正しく理解しているか、していないかによって、あなたの日々の時間の使い方が変わるだけでなく、短時間で成果を最大化できるようになりますので、最後までご覧いただけると嬉しいです。

 

パレートの法則でビジネスの効率と生産性を上げる

まず、パレートというのはイタリアの経済学者のお名前になります。
パレートという方が発見した法則がこのパレートの法則になります。

このパレートが何を見つけたかというと、全体の2割が8割を作り出しているということです。

『肝心な少数と取るに足らない大多数』と言われています。
これを見つけたのがパレートの法則になります。

この法則パレートの法則自体は、先ほどお話ししたようにビジネスの世界でも非常にスタンダードですので、覚えておいていただきたいと思います。

では、ここから詳しくご説明していきたいと思います。

全体を構成する8割をたった2割が生み出しているということですが、これはビジネスの世界に置き換えると、

  • 売上の80%は全商品の20%が生み出している
  • 会社の利益の80%は全従業員の20%がもたらしている

というような例に該当します。

売上の80%は全商品の20%が生み出している

厳密に8:2でなくてもたとえば7:3とか、そういった数字の前後はあると思いますが、売上や商品点数が少ないビジネスにもほとんど当てはまる法則です。

全体の大多数を少数が生み出すという割合はいろんなところで見かけるかと思いますが、大切なのはこの割合がわかった次に『何をやるべきか』ということです。

『売上の80%を生み出す20%の顧客』

この人たちは間違いなく優良顧客です。

ロイヤルカスタマーと言われる方達ですね、いわゆるお得意様です。

このお得意様限定のセールやキャンペーン新商品の優先販売などで、徹底的にえこひいきしてあげるべきです。

全体のたった20%に対して資本を集中するだけで80%の成果、利益を出す事がわかっていれば、生産性や効率が上がることは明白です。

はじめから100点満点を目指す必要がありません。

100点満点を目指すために100の努力が必要と考えるのではなくて、20%の努力で80点を出すことができれば、非常に生産性、効率が高いわけです。

であれば、この集中すべき20%がどこなのか、という答えを導き出してしかるべき対応を取ることで、あなたのビジネスも非常に効率がよくなるわけですね

ですから、このパレートの法則を用いて今後この20%の少数の優良顧客に対して資本を集中していくというような戦略が取れれば、私たちのようなスモールビジネスであっても時間と経済を両立するというビジネスモデルの構築が可能になりますので、ぜひこのパレートの法則を覚えておいていただきたいと思います。

この20%の優良顧客に対してどのようなアプローチをしていけば、効率の良いビジネスが作れるかというのは、また後日お話しさせていただきたいと思います。

 

【パレートの法則 応用編】効率的に時間を使う『時間管理マトリクス』

今日お話しさせていただくのは、パレートの法則を使った時間管理です。
どのように時間を効率的に使いこなすか、という点についてご説明していきたいとおもいます。

時間管理といいますと皆さんご存知だと思いますが、『7つの習慣』という本にも紹介されていましたね。

こちらの時間管理マトリクスが、7つの習慣の書籍の中で紹介されていたかと思います。

この時間管理マトリクスを使ってビジネスのタスクの優先順位を決定しましょう、効率的に時間を使いましょう、ということが紹介されていました。

この時間管理マトリクスの見方ですが、縦軸がその仕事の重要度になり、横軸が緊急度を表すということで、この4つの領域に分かれます。

時間管理マトリクス

時間管理マトリクスで限られた時間を集中点に集中させる

日々のタスクをこの4つの領域に割り振っていくことで、そのタスクの優先順位を決めて時間管理していきましょう、というものがこの時間管理マトリクスになります。

では、この時間管理マトリクスの4つの領域について一つずつ説明していきます。

 

第1領域 重要かつ緊急

第1領域 重要かつ緊急

第1領域 重要かつ緊急

第1領域のピンクのところは、重要かつ緊急といわれるところです。

重要かつ緊急のものは何があるかというと災害、事故、病気、お客様からのクレーム対応といったものは、重要かつ緊急な第1領域に該当するタスクになります。
この領域は急きょ起こったトラブルや自然災害、病気など緊急かつ重要なタスクであり、常に全力で対処する必要があるものですね。

しかし、この領域ばかりを行っていると、私たちも人間ですからストレスがたまって最後には気力も体力も手放してしまいます。

この第1領域に重要かつ緊急と言われる領域は、ストレス軽減のためにも減らしていきたいタスクになります。

では、何をする必要があるかというと、後ほどお話しする第2領域でしっかり準備をしていくことが大切です。
ですから、自然災害や健康面、セキュリティ、危機管理についても普段から考えておくということが非常に重要になるわけですね

この重要かつ緊急なタスクというのは、目の前にない問題だからこそ事前に準備していくことが重要になります

そうすることで重要かつ緊急なタスクが起こった際にも、ストレスを少なく対処できるというわけです。

 

第2領域 重要だが緊急でない

第2領域 重要だが緊急でない

第2領域 重要だが緊急でない

では、次に第2領域です。

重要だが緊急でないというところが第2領域になります

具体的な業務では、事業計画や資金繰り、人材採用など緊急ではない。
つまり、未来のために重要な業務だが差し迫って緊急性がない業務が第2領域に該当します。

実は、この時間管理マトリクスの中で最も重要な点がこの第2領域になります。

第2領域の時間を増やすためには、それ以外の領域で使っている時間やタスクを減らす必要があります。
ですから、第1第3第4で使っている時間やタスクを減らすことで、第2領域に充当しましょうという事が、時間管理マトリクスを使用するうえでの基本戦略になります

今後は重要だけど緊急でないという点を意識していただいてタスクの割り振りですとか時間管理をしてみてください。

 

第3領域 緊急だが重要でない

第3領域 緊急だが重要でない

第3領域 緊急だが重要でない

では、次が第3領域です。
緊急だけど重要でないというところになります。

ここは具体的には、突然の来客対応や営業電話、無意味な会議接待や付き合いなどが該当します。
重要だが緊急でないタスクというのはこの第3領域になります。

この領域というのは大して重要ではない事柄が一方的に外部から突発的にやってくることが多いため、コントロールがなかなか難しい領域だと思います。

そのため、断り切れなかったがために自分の仕事がはかどらなかったり、重要なこと先ほど申し上げた第2領域で使うはずだった貴重な時間が邪魔されたりしてしまいます。
優しい人ほどこの領域のタスクが多くなる傾向がありますので、この領域のタスクを減らすためには断る勇気もある程度必要になるかと思います。

断ることがなかなか難しいという人は、初めからルールを作るといいと思います。
事前に他の人ですとかお客様にお願いしておくなどの準備をしておくというのも、第3領域のタスクを減らす方法の1つになります。

 

第4領域 緊急でも重要でもない

第4領域 緊急でも重要でもない

第4領域 緊急でも重要でもない

次が第4領域になります。
一番左下の部分です。

重要でも緊急でもないことに時間を使っていませんか。
例えば、あなたがやらなくてもいい業務やネットサーフィンですとか、テレビやスマホでゲームをしてしまったりなど、無意味な行動、重要でも緊急でもないのがこの第4領域になります。

すべての気晴らしが悪いわけでも不要な理由でもないと思います。

始めに言っておきたいのですが、この領域に入るものは長時間にわたってだらだら続けることです。
ですから、ネットサーフィンでもテレビやスマホでも、気晴らし程度に5分や10分程度見るにはいいと思いますが、目的を決めずにだらだら見てしまう、ダラダラ時間を使ってしまうこと自体、時間を管理できていない、ということです。

あなたも1日24時間のうち、こういった重要でも緊急でもない時間がどれだけありますかというところを意識して、時間管理をしていただくとよいと思います。

4つの領域をまとめてみるとこういった形です。

 

時間管理マトリクスの使い方

時間管理マトリクス 各領域のタスク

時間管理マトリクス 各領域のタスク

もう一度まとめると、第1領域 重要かつ緊急なところは、災害、事故、病気、お客様からのクレーム対応などのタスクが、第1領域の重要かつ緊急のタスクになります。

第二領域は重要だが緊急でないもの。
ここは事業計画や新規事業の準備、人材育成、人を雇うための採用の準備などが、重要だか緊急でないという領域になります。

3つ目が緊急だが重要でない領域になります
ここは具体的には、突然の来客対応や営業電話、無意味な会議や接待というのが第3領域 緊急だが重要でないタスクになります。

4つ目の重要でも緊急でもないというタスクが、ネットサーフィンあるいはテレビやスマホのゲームなどが重要でも緊急でもない第4領域に該当します。

というわけで、ここまで時間管理マトリクスの4つの領域について説明させていただきましたが、先ほどから申し上げているとおり一番重要なものは第2領域です。

少ない労力で成果を最大化するビジネスモデルを構築する上で最も重要な領域は第2領域です。

第2領域の時間を確保するために必要なものは、第3領域と第4領域のタスクや時間を減らして、第2領域の時間も確保します。
そして、第1領域に当てはまるような重要かつ緊急の問題が起こるリスクを軽減させていきましょうというのが時間管理マトリクスの使い方になります。

 

時間管理マトリクスの使い方

時間管理マトリクスの使い方

とはいいながら、実際に多くの人がハマるのが、実はこの第2領域と第3領域です。

特に、第2領域に該当するものは事業計画や新規事業準備ですとか人材育成、資金繰り、取引先さんとのコミュニケーションなど、未来を創り出すタスクがここに入ります。

ですから、非常に重要なタスクなのですが、未来のことなので緊急度が低いと思ってしまい、優先順位が下げられてしまうという傾向があります。
よく起業されている方や経営者の中にもビジョンがないですとか、事業計画をつくったことがない、という方も非常に多いです。

重要ですけどやっぱり緊急度が低いために、優先順位を下げてしまうという方はたくさんいらっしゃいます。
ここを見誤ると、緊急だが重要でない第3領域のタスクを優先してしまいます。

なぜなら、時間が余っているから第2領域のタスクに気付いていないからです。
そうなると、未来を創る業務が行われないまま、目先の仕事に振り回されるという事態が起きます。

ですから、いつも忙しい、儲かっているんだか儲かっていないんだかよくわかんない、でもなんだか忙しい、時間がないという方は 第3領域の仕事に振り回されています。
逆に言ってしまえば、第2領域のことはやっていません。

私たちが毎日を行っているほとんどのタスクは、第3,第4領域です。
驚くことに重要でも緊急でもない第4領域の領域に入るタスクが思っている以上にたくさんあります。

この第4領域のタスクは積極的に外注に任せるか、なくしてしまうかしたほうがいいででしょう。

あなたがやるべき仕事ではないということです。

外注さんに出すなどして時間が出来ましたら、第2領域の優先順位を上げて20%という少ない労力で成果に直結させるという準備を進めて頂きたいと思います。

いずれにせよ、フォーカスすべきは第2領域です。
ここにフォーカスするために、日々の時間管理を起業家のみなさん経営者の皆さんはしていといただきたいと思います。

 

まとめ パレートの法則でゴールと期日に集中する

では、この時間管理を効率よく進めるためにやるべきこと、何をすれば良いかという点は2つあります。

まず、皆さんのビジネスのゴールを決めてください。
ビジョンやミッション、コンセプトあるいは事業計画など、そういったゴールを決めましょう。

実際に日々行っている業務は何のための業務かというと、なんらかのゴールに向かうための手段のひとつでしかありません。

日々の業務をこなすこと自体が目的になっている、ということはまずあり得ません。
日々の業務を通して、どこを目指しているのかというゴールを今一度明確にしていただきたいと思います。

ビジネスのゴールとそこに向かうための手段である日々の業務が明確であれば、時間管理マトリクスで優先順位を判断するというのは可能になります。

ゴールから逆算するということです。

ビジネスの目的やゴールを決める方法については、また別の機会に解説したいと思います。

2つ目は、この時間管理マトリクスを使ってビジネスを効率化するために、やるべきことは期日を決めるということです。

ゴールの実現、ゴール達成に向けた日々の業務だとすれば、その業務の期日も決めてください。
期日を決めなければ、どんどんゴールの達成も遅れてしまいます。

期日通りにゴールを達成しようと思ったら、日々の業務というのもスケジュール通りに進める必要があります。

やるべき業務とその期日を決めましょうというところが2つ目になります。

ビジネスの目的、ゴールを決めて、そこに向かうための日々の業務の期日も決める。
それこそがパレートの法則で言うところの少ない労力で大きな成果を出す『20』、すなわち第2領域に該当する集中点になります。

すべてにおいて効果を最大化するには『コツ』を知っておかなければいけないのは、こちらでも解説しましたね。
ネットショップの集客を一点集中させて売上を上げる方法

そのうえで、時間管理マトリクスを用いて第2領域以外の業務を減らして20の業務に集中することで、効率的に時間を活用しながら成果を最大化することができます。

今日も最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました。

時間管理マトリクスの使い方

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